Innholdsfortegnelse:
- Definisjon - Hva betyr Records Management System (RMS)?
- Techopedia forklarer Records Management System (RMS)
Definisjon - Hva betyr Records Management System (RMS)?
Records Management system (RMS) er styring av poster for en organisasjon gjennom hele livssyklusen.
Aktivitetene i denne ledelsen inkluderer systematisk og effektiv kontroll av oppretting, vedlikehold og ødeleggelse av postene sammen med forretningstransaksjoner knyttet til dem. Ansettes som en sentral komponent i effektiviteten i driften, og gir mer informasjon til organisasjonens informasjonsmidler.
Techopedia forklarer Records Management System (RMS)
En del av selskapets bredere aktiviteter, registeradministrasjon er assosiert med policyer for styring, risiko og etterlevelse.
Aktiviteter involvert i journalhåndtering er:
- Identifisere informasjonen som må fanges opp.
- Informasjonsplanlegging for organisasjonen.
- Håndhevelse av retningslinjer og praksis angående oppretting, vedlikehold, avhending av poster
- Oppretting av en lagringsplan for poster.
- Klassifisering, identifikasjon og lagring av postene.
- Koordinering av å gi intern og ekstern tilgang til postene med tanke på personvern av data og forretning og data konfidensialitet.
Fordeler brakt av poststyring er:
- Eliminering av overflødige data.
- Økning av produktivitet og ansvarlighet i organisasjonen.
- Reduksjon i forskning for riktig informasjon. Ressurser lagres fra tidkrevende forskning for datainnhenting.
- Kostnadseffektiv postlagring på grunn av fravær av overflødige poster. Driftskostnadene reduseres.
- Oppretting av poster styres av standarder og forskrifter som er til stede i organisasjonen. Dermed sikrer det forskriftsoverholdelse.
- Record management hjelper deg med å kontrollere opprettelse og vekst av poster.
- Record management gir deg muligheten til å ta i bruk nye teknologier for journalføring.
- Rettssikkerhetsrisikoer minimeres ved bruk av journalstyring.
- Vital informasjon kan være godt beskyttet og sikker ved bruk av poststyring.
- Ved å gi enkel og bedre tilgang til relevante poster, hjelper det med bedre styring og beslutningstaking.
