Innholdsfortegnelse:
Definisjon - Hva betyr Paperless Office?
Et papirløst kontor er et konsept der papirbruken reduseres eller elimineres totalt i et kontormiljø.
Dette oppnås ved å konvertere dokument til digital form. Ifølge talsmennene er et papirfritt kontor ikke bare miljøvennlig, men hjelper også med å øke produktiviteten og effektiviteten til et kontor, samtidig som det også sparer penger og gjør arbeidsprosesser enklere og mer praktisk, da digitale dokumenter enkelt kan deles mellom brukere.
Techopedia forklarer Paperless Office
Fordeler med papirfritt kontor:- Dokumenter kan enkelt bli funnet og hentet ved bruk av papirløse kontorer. Dette kan spare en betydelig mengde tid i løpet av arbeidsdagen.
- Det samme dokumentet kan dupliseres, fakseres, manipuleres eller kombineres samtidig.
- Det papirløse kontoret hjelper flere brukere med å få tilgang til det samme dokumentet samtidig med enklere og lettere bekvemmelighet.
- Når det gjelder lagring og plass involvert, gir det papirløse kontoret større og mer effektiv lagring. Store mengder dokumenter kan lagres på en enkelt datamaskin. Omfangsrike filskap kan elimineres.
- Et dokument kan hentes uten å måtte flytte fysisk fra ett sted på kontoret til et annet.
- Det er større kommunikasjonsevner involvert, spesielt med ansatte som jobber på forskjellige steder.
Ulemper ved papirløst kontor:
- Det er tøft å lese et langt dokument på en dataskjerm. Det er lettere å lese et langt dokument på et papir, og mange foretrekker å lese på papir generelt.
- Sikkerhetstiltak må styrkes på et papirløst kontor. Brukertilgangskontroll må overvåkes.
- Juridiske implikasjoner av digital arbeidsbehandling er involvert.
- Prosessen med å konvertere eksisterende dokumenter til digital form tar tid og koster noen ganger store kostnader.
- Kontinuerlig oppgradering av maskinvare og programvare kan være avgjørende.
- Datavirus, strømbrudd, nettverksulykker og lignende kan effektivt stenge et helt selskap hvis det kun er avhengig av digital informasjon.
