Innholdsfortegnelse:
Definisjon - Hva betyr e-postoppbevaring?
Oppbevaring av e-post er oppbevaring av direktemeldingsposter og e-post i en organisasjon basert på retningslinjene til den berørte organisasjonen. Retningslinjene for e-postoppbevaring er laget i samsvar med industri-, myndighets- eller forretningspolitikk. Oppbevaring av e-post og retningslinjene for dette er påkrevd i en organisasjon for juridiske spørsmål, forskrifter og for kunnskapshåndtering.
Techopedia forklarer e-postoppbevaring
Oppbevaring av e-post er forskjellig fra e-post arkivering. Mens arkivering lar forretningsbrukere beholde e-post og direktemeldinger i en ubestemt tidsramme, bestemmer e-postoppbevaring hvor lang tid en e-post eller direktemeldingspost skal beholdes før den blir automatisk slettet. Lengre oppbevaring av e-post øker sikkerhetsrisikoen ved at en uautorisert bruker får tilgang til organisasjonshemmeligheter eller konfidensielt materiale. Kortere e-postoppbevaring vil hjelpe til med å fjerne disse problemene, og er enklere og rimeligere å implementere. Imidlertid vil det være til en kostnad for ledere og langtidsansatte, som kanskje trenger gamle e-post- og meldingsposter for å huske eller evaluere tidligere beslutninger om organisatoriske eller avdelinger. Det er derfor viktig å ha en policy for oppbevaring av e-post som er enhetlig og konsistent for organisasjonen og gir den beste tidsrammen for oppbevaring. Den beste fremgangsmåten er å angi retningslinjer for oppbevaring av e-post og slettingskriterier basert på kategorien av e-postinnholdet, samt fleksibilitet for å imøtekomme rettstvister på en betimelig og kostnadseffektiv måte.
Retningslinjer for e-postoppbevaring hjelper en organisasjon på mange måter. For det første sikrer det at alle forskrifter overholdes og reduserer kostnadene for manglende overholdelse og risiko for sanksjoner. For det andre forbedrer det ytelsen til IT uten å øke kostnadene. For det tredje hjelper det med kunnskapshåndtering ved å gi brukerne informasjon for å øke forretningsinnovasjon, forbedring og produktivitet.
